Control de Presencia

Qué es el control de presencia y por qué es crucial para tu empresa

El control de presencia es un sistema que permite registrar de forma fiable la jornada laboral de los empleados. Su objetivo es llevar un seguimiento del tiempo efectivo de trabajo: hora de entrada, salida, descansos, ausencias, horas extras y cualquier incidencia relacionada con la asistencia.

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar el control de la jornada laboral diaria de sus trabajadores, independientemente del tamaño de la plantilla o del tipo de contrato. El incumplimiento de esta normativa puede suponer sanciones económicas por parte de la Inspección de Trabajo.

Pero más allá del cumplimiento legal, el control presencial se ha convertido en una herramienta estratégica para optimizar recursos humanos, mejorar la productividad y reforzar la transparencia en las relaciones laborales.

Ventajas del control de presencia para la empresa y los empleados

Contar con un sistema de control de presencia tiene beneficios concretos tanto para la empresa como para su equipo humano:

1. Mejora de la productividad

Los registros precisos permiten detectar patrones de puntualidad, ausencias recurrentes o tiempos muertos, lo que facilita la toma de decisiones para redistribuir tareas, reorganizar turnos o implementar medidas de mejora en la eficiencia operativa a través del control de horas trabajadas.

2. Prevención de conflictos laborales

Al contar con datos objetivos, se reducen los malentendidos respecto a horas trabajadas, vacaciones o compensaciones. Los empleados también pueden acceder a su historial de control de presencia laboral, lo que favorece un ambiente laboral más transparente.

3. Automatización y ahorro de tiempo administrativo

Los sistemas actuales permiten generar informes automáticos y exportar datos a hojas de cálculo, reduciendo errores manuales y tareas repetitivas en el departamento de RRHH respecto al sistema de fichaje para empresas.

4. Control de costes laborales

Una supervisión precisa del tiempo trabajado y del control de entrada y salida de personal laboral permite detectar excesos de horas extra, ajustar los recursos según la carga de trabajo real y planificar la gestión de turnos o contratos con mayor eficacia.

5. Cumplimiento legal y protección ante inspecciones

Un sistema bien implantado de control del horario de los empleados actúa como un respaldo ante inspecciones laborales, ya que facilita la presentación de los registros exigidos por ley, evitando posibles sanciones o reclamaciones por parte de los trabajadores.

Tipos de sistemas de control de presencia

La tecnología ha evolucionado para ofrecer soluciones adaptadas a todo tipo de empresas y sectores. A continuación se presentan los principales tipos de sistemas disponibles para llevar a cabo el control de presencia de los trabajadores:

1. Tarjetas de proximidad o códigos PIN

El control de presencia por tarjeta donde el empleado ficha al pasar una tarjeta por un lector o introduciendo un código personal es el más tradicional. Aunque son más accesibles y económicos, presentan mayor riesgo de suplantación si no se acompañan de otros controles.

2. Software con geolocalización

Este sistema de control presencial en el trabajo permite el fichaje desde el móvil o un dispositivo conectado con ubicación GPS. El software de control de presencia es muy útil para trabajadores móviles, comerciales, técnicos o empleados que prestan servicio fuera de las oficinas.

3. Aplicaciones en la nube y fichaje remoto

Este dispositivo de control horario permite a los empleados fichar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Son especialmente útiles en modelos de trabajo híbridos o teletrabajo. Además, ofrecen paneles de administración accesibles del control de accesos y presencia desde cualquier lugar.

4. Sistemas biométricos

Identifican al trabajador mediante huella dactilar, reconocimiento facial o escaneo del iris. Son altamente seguros como control de empleados, ya que evitan el fichaje por parte de terceros y reducen la posibilidad de fraude. El control de presencia con huella dactilar y similares son ideales para entornos con alta rotación o donde se requiere control riguroso. A día de hoy, por protección de datos según el RGDP (artículo 9.2.b)), se recomienda optar por sistemas no biométricos como los de tarjetas, llaveros o teclado salvo que de forma obligatoria por algún motivo de importancia, no se pueda fichar de ninguna otra forma.

5. Terminales multifunción

Combina varios métodos de fichaje en un mismo dispositivo (biometría, control horario con tarjeta o tag, PIN) La mayoría de controles de presencia cuentan con al menos dos modos de fichaje.

¿Cómo implantar un sistema de control de presencia en tu organización?

La implementación de un sistema de control de presencia del personal laboral debe hacerse con una planificación previa que garantice su eficacia y aceptación por parte del equipo. Estos son los pasos recomendados:

1. Analiza las necesidades de tu empresa

Evalúa el tipo de jornada, el número de empleados, la modalidad de trabajo (presencial, híbrido o remoto) y los niveles de seguridad necesarios. Esto determinará qué sistema es más adecuado. Por ejemplo, quizá el control de presencia con reconocimiento facial es excesivo para tus circunstancias.

2. Escoge un proveedor fiable

Busca un proveedor especializado con experiencia en el sector y que ofrezca servicio técnico, actualizaciones de software y soporte legal. En Todoelectronica ofrecemos un amplio catálogo de terminales y soluciones adaptadas a cada necesidad.

3. Informa y forma al equipo

Es fundamental que los trabajadores comprendan el funcionamiento y la utilidad del sistema. Realiza sesiones informativas, resuelve dudas y asegura que el fichaje no se perciba como una forma de vigilancia, sino como una herramienta de gestión justa y transparente.

4. Evalúa y ajusta

Una vez implantado, monitoriza su funcionamiento. Revisa los informes, recopila feedback del equipo y realiza los ajustes necesarios para mejorar su uso y eficacia.

¿Qué pasa si no se registra la jornada laboral?

El incumplimiento de la normativa de control horario puede suponer sanciones de entre 751 y 7.500 euros por parte de la Inspección de Trabajo, dependiendo de la gravedad de la infracción. Además, ante un conflicto laboral, no disponer de registros válidos puede dificultar la defensa de la empresa.

Por eso, no basta con un sistema informal o con hojas de Excel. Es necesario un sistema fiable, automatizado y con capacidad de generar informes legales.

El control de presencia como herramienta estratégica

Adoptar un sistema de control de presencia ya no es solo una cuestión legal, sino un paso clave para la modernización y profesionalización de cualquier empresa.

Permite optimizar recursos, prevenir conflictos, cumplir con la normativa y fomentar una cultura de responsabilidad y transparencia. Además, aporta información valiosa para tomar decisiones más acertadas sobre organización del tiempo, productividad y costes laborales.

Invertir en un buen sistema de control de presencia no es un gasto, sino una apuesta por una gestión más eficiente y por el bienestar de tu equipo.

Redacción Daniel Hurtado Actualización: 23/05/2025 Revisión Daniel Hurtado