CONTROL DE PRESENCIA O CONTROL HORARIO

Un control de presencia o control horario es un dispositivo que se utiliza para gestionar los registros de usuarios y posteriormente obtener un informe con la hora de entrada, salida, incidencias, retrasos, horas extra, etc.

La diferencia de un control de presencia y un control de acceso, es que el control de acceso se conecta a un sistema eléctrico (electrocerradura, cuadro de control…) para autorizar o no la apertura de una puerta, un torno o un garaje, entre otros, a los diferentes usuarios, además de gestionar los registros. El control de presencia solamente gestiona los registros que se producen si una persona se encuentra en ese lugar.

Si usted no necesita abrir ninguna puerta y solamente necesita gestionar los fichajes de los usuarios necesitará comprar un control de presencia; si usted además necesita controlar los fichajes y autorizar la apertura de alguna puerta a través de una electrocerradura, necesitará un control de acceso. 

La nueva ley del Ministerio de Trabajo ha hecho que su uso sea imprescindible. A partir del 12 de mayo de 2019, todos los trabajadores están obligados a registrar la hora de entrada y de salida de su puesto de trabajo con el fin de controlar las horas extras que cada empleado hace en su jornada laboral. El empresario, por su parte, está obligado a registrar esos fichajes y a guardarlos durante cuatro años. En caso de no llevar un estricto control, las multas van desde los 600 euros hasta los 2.650. Por ello, tener un control de presencia se antoja fundamental para evitar incumplir la ley ante una posible inspección laboral. Si necesitas más información, puedes leer más sobre la normativa de fichaje aquí.

• Instalación de un control de presencia:

Para la primera configuración del control de presencia hay que conectarlo con un cable USB directamente a un ordenador para configurarlo con un software suministrado con el terminal. Una vez se hayan configurado campos como la asignación del tipo de conexión que vamos a usar (Ethernet, usb, Wifi, etc), día y hora y demás, lo podremos desconectar y dejar conectado directamente por cable de red. 

La instalación de un control de presencia es muy sencilla. Lo ideal es instalarlo cerca de algún enchufe y tener también una toma de internet cerca para conectarlo.

Solamente tendrá que realizar unos taladros en la pared para colocar la base del control de presencia, conectarlo al enchufe y conectar también el cable de internet.

• Alta de usuarios en el control de presencia:

La forma de realizar el alta dependerá del dispositivo, hay controles de presencia que tienen lector de huella, lector de tarjetas de proximidad, teclado numérico, reconocimiento facial, lector de retina… y la mayoría de ellos permiten combinar varias de estas opciones. El usuario solamente tendrá que dejar registrada su huella, retina, rostro, para realizar el alta en el dispositivo.

Hay dispositivos que permiten asignar el nombre del usuario directamente, pero en otros casos es necesario descargar los datos a un ordenador para asignarle los datos del usuario correspondiente (nombre, apellidos, puesto…) y posteriormente volver a mandar los datos al control de presencia para que queden registrados.

• Bajas de los usuarios:

Las bajas las podremos realizar desde el ordenador o directamente desde el propio control de presencia. Para ello, hemos preparado un vídeo explicativo que puedes ver aquí.

• Configuración de horarios del software control de presencia:

En el software del control de presencia configuraremos los horarios y los turnos, y le asignaremos los diferentes empleados.

Se pueden configurar jornadas completas de mañana, tarde o turnos partidos, en función de la necesidad de cada empresa, así como turnos de vacaciones y ciclos de trabajo. Solamente tendremos que realizar esta operación una vez y posteriormente revisarlo en el caso de que surja alguna incidencia.

• Obtención de registros de los usuarios:

Los registros de los usuarios nos los descargaremos al ordenador a través del software de gestión Crosschex que se proporciona con el control de presencia. 

Puedes ver un tutorial para registrarlos en este enlace.

El software analiza los datos de los usuarios y realiza los informes mostrando horas trabajadas, retrasos, incidencias, horas extras… esta información se puede imprimir o exportar a un Excel. 

• Acceso al control de presencia:

El control de presencia se puede gestionar desde cualquier sitio, es decir, desde la misma instalación donde está situado el control de acceso o desde cualquier lugar fuera de las instalaciones, otra ciudad e incluso otro país. Solamente hace falta conectar el control de presencia al router para poder hacerlo. 

Compartimos este vídeo explicativo sobre cómo se gestiona la información de un control de presencia, la creación de horarios, asignación de horarios, realización de informes de horas trabajadas, extras, etc.