GUÍA PRÁCTICA DE CONTROL DE ACCESOS

Control de accesos, control de presencia y controles de acceso por horarios. ¿Qué diferencia hay entre ellos?

Son muchas las personas que no tienen clara la diferencia entre controles de accesos, controles de horarios o controles de presencia. Vamos a intentar explicarlo para que quede bien claro.

Podemos decir que un control de acceso es aquel dispositivo electrónico el cual nos permite el acceso a un determinado recinto (oficina, nave, local, etc…) a través de una electrocerradura. Los controles de acceso pueden ser de varios tipos, y en función de ello se concederá el acceso de una forma u otra.

Antes de seguir vamos a dejar claro qué es una electrocerradura. Una electrocerradura es una cerradura normal, como la que puede tener cualquier puerta de nuestra casa, con la diferencia de que una cerradura normal se abre manualmente y una electrocerradura se abre cuando se le aplica una tensión; esta tensión es la que suministra el control de acceso cuando la persona está autorizada.

En el mercado nos podemos encontrar con diferentes tipos de controles de acceso, diferenciados por el modo en que se permite el acceso. 

Controles de accesos:

• - Control de acceso por teclado: Estos controles de acceso tienen un teclado numérico y cuando la persona autorizada teclea la clave correcta excita la electrocerradura y se abrirá la puerta. Si la persona no está actualizada no se permitirá el acceso.
  
• - Control de acceso por huella dactilar: Estos controles de acceso poseen un lector de huellas dactilares y cuando la persona autorizada pone el dedo sobre el lector, excita la electrocerradura y abre la puerta. El control de acceso memoriza la huella de cada persona en una base de datos interna y cuando alguna persona coloca el dedo en el lector autoriza o no el acceso en función de los permisos que le hayamos dado anteriormente.

• - Control de acceso por tarjeta de proximidad o llaveros: Este tipo de control de acceso poseen un lector de proximidad. Este lector se usa para leer la información de las tarjetas de proximidad (RFID) o llaveros de proximidad que se pasen por delante de ellos autorizando o no el acceso en función de si están o no autorizadas. Este tipo de lectores usan dos tipos de tarjetas, unas son las llamadas tarjetas de proximidad de 125Khz que son las más comercializadas, y otra las tarjetas de proximidad MIFARE (TISC) de 1Kb o de 4Kb, que son unas tarjetas con más seguridad.
• - Control de acceso por huella dactilar, teclado y tarjeta de proximidad: Estos teclados combinan las tres tecnologías anteriores, pudiendo usar cada una de ellas por separado o combinadas.
  
• - Control de acceso por reconocimiento facial: Esta tecnología memoriza los rasgos faciales de cada persona y cuando se ponen delante del control de acceso éste concede el acceso o no en función de si está o no autorizado. Son capaces de discriminar a la perfección a cualquier persona aunque se parezcan mucho. Estos controles de acceso suelen contar también con la opción de huella dactilar, con lo que será imposible acceder si la huella y la cara de una persona concreta no están autorizadas anteriormente en la base de datos.                                                                           

• - Control de acceso a través de los ojos: Estos controles de acceso son capaces de guardar el patrón de la retina de cada una de las personas. El patrón de la retina de cada persona es único, como las huellas dactilares. Y en la misma persona, cada patrón de la retina de cada ojo es diferente. Este sistema no es muy usado debido a su coste, pero es uno de los sistemas más seguros en temas de control de acceso.
  
• - Control de acceso mixto: Estos controles de acceso mezclan las dos tecnologías anteriores, el teclado numérico, huellas dactilares, tarjetas de proximidad o lector de retinas. Normalmente se puede conceder el acceso de diferentes formas, por teclado, por teclado y huella, solamente por huella, por retina y huella dactilar…

A los controles de acceso que usan alguna de estas partes del cuerpo para conceder el acceso se les conoce también como controles de acceso biométricos.

Control de presencia:

Una vez que hemos dejado claro qué es un control de acceso y las diferentes formas de acceso que hay, vamos a explicar qué es un control de presencia.

Un control de presencia es aquel dispositivo electrónico capaz de guardar un registro de todas las personas que lo han usado a lo largo de un periodo de tiempo. El registro de cualquier persona que use el control de acceso quedará memorizado en la base de datos, dándonos información como puede ser el nombre de la persona, el día y la hora de entrada y de salida entre otros. A cada usuario se le suele asignar un horario (franja horaria) y luego a través de un informe vemos si ha entrado a su hora, si ha realizado horas extras, ausencias…

Los más comercializados suelen ser los controles de acceso y los controles de presencia con teclado, con huella dactilar y con lector de tarjetas de proximidad que es en los que nos vamos a centrar en este artículo. Al igual que en los controles de acceso existen diferentes tipos en función de la forma que tengamos que fichar en el terminal, controles de presencia por teclado, por huella dactilar, por tarjeta de proximidad, por retina, por retina y huella…Tenemos que señalar que un control de presencia puede ser también un control de acceso. Esto es muy importante antes de adquirir uno, tenemos que tener claro si lo que queremos es controlar solamente la presencia de nuestros trabajadores -a qué hora entran, a qué hora salen, si llegan tarde o pronto, si han realizado horas extras, si han tenido que ir al médico- o si también queremos que además de hacer todo lo anterior permita o no el acceso a un determinado recinto. En este último caso tendremos que comprobar que nuestro control de presencia sea también control de acceso. Esta información la sacaremos de la hoja técnica del dispositivo.

¿Qué hay que tener en cuenta para comprar un control de acceso o un control de presencia?

Lo primero que tenemos que tener claro es, como hemos dicho anteriormente, qué es lo que queremos controlar: el acceso a un recinto, el control de registros de las personas que fichen (a partir de ahora vamos a usar el término fichar para indicar que alguien usa el control de acceso) o las dos cosas, control de accesos y control de presencia.

Si lo que queremos es un control de acceso solamente, tenemos que diferenciar entre controles de acceso autónomos y controles de acceso gestionables:

• Controles de acceso autónomos: Son los más básicos del mercado. Damos de alta a los usuarios directamente en el terminal y todos ellos tienen acceso. Este tipo de controles de acceso no permiten descargarse la base de datos de todos los usuarios a ningún ordenador, no podemos hacer una copia de seguridad y conectarnos a él a través de USB o Ethernet. Los usuarios son memorizados dentro del terminal pero no se les asigna ningún nombre ni dato como puede ser edad, sexo…
• Control de acceso gestionable o control de presencia: Los controles de acceso o presencia gestionables son aquellos que nos permite conectarnos a él a través de un cable de USB o ETHERNET y descargarnos la base de datos en nuestro ordenador. A través de un software de gestión instalado en nuestro ordenador podremos conectarnos a nuestro terminal para editar toda la información de los usuarios, borrarlos, añadirlos, hacer copias de seguridad, descargarnos los fichajes o autorizar o no el acceso a cualquier usuario. Podremos acceder a la información del terminal remotamente desde cualquier sitio, a través de internet. Esta opción solo está disponible si el control de acceso tiene conexión a internet.

Controles de acceso por horario:

Estos dispositivos son una mezcla entre un control de acceso y un control de presencia con la particularidad de que además podemos restringir el acceso de los usuarios en una determinada franja horaria.

Nos permitirá crear diferentes turnos y que cada usuario solamente pueda acceder en el horario del turno asignado.Tenemos que tener claro que en un control de presencia se pueden asignar horarios a cada usuario, pero que aunque el usuario fiche fuera de ese franja horaria le va a permitir entrar. Para que el usuario solo pueda acceder dentro de una franja horaria, el control de presencia tiene que tener también la opción de control de acceso por franja horaria.

Protocolo de comunicación WIEGAND.

El sistema WIEGAND es el protocolo de comunicación más utilizado por los controles de acceso y controles de presencia del mercado. Este sistema de comunicación lo que permite es conectar terminales de diferentes marcas y que entre ellas se puedan entender. Por ejemplo, si queremos poner un lector externo a un control de acceso de diferentes marcas, lo podremos hacer si nos aseguramos que los dos productos usan el sistema de comunicación WIEGAND. Si no tiene el protocolo WIEGAND el fabricante nos obliga a comprar productos de la misma marca.

Además un control de acceso o un control de presencia pueden tener el protocolo WIEGAND de entrada, el protocolo WIEGAND de salida o ambos. Si un control de acceso solo tiene WIEGAND de salida no podremos conectarle un lector externo con sistema WIEGAND ya que debería de tener WIEGAND de entrada. Esto es importante a la hora de realizar una instalación, ya que en ocasiones se compra el terminal sin WIEGAND de entrada y es imposible que tenga comunicación con otros dispositivos y no se entiendan entre ellos.