Control de Presencia

CONTROL DE PRESENCIA O CONTROL HORARIO

Un control de presencia o control horario es un dispositivo que se utiliza para gestionar los registros de usuarios y posteriormente obtener un informe con la hora de entrada, salida, incidencias, retrasos, horas extra, etc.

La diferencia de un control de presencia y un control de acceso, es que el control de acceso se conecta a un sistema eléctrico (electrocerradura, cuadro de control…) para autorizar o no la apertura de un puerta, un torno o un garaje entre otros a los diferentes usuarios, además de gestionar los registros. El control de presencia solamente gestiona los registros.

Si usted no necesita abrir ninguna puerta y solamente necesita gestionar los fichajes de los usuarios necesitará comprar un control de presencia; si usted además necesita controlar los fichajes y autorizar la apertura de alguna puerta a través de una electrocerradura, necesitará un control de acceso.

Instalación de un control de presencia:

Para la primera configuración del control de presencia hay que conectarlo con un cable USB directamente a un ordenador para configurarlo con un software suministrado con el terminal. Una vez se hayan configurado campos como la asignación del tipo de conexión que vamos a usar (Ethernet, usb, etc), día y hora y demás,  lo podremos desconectar y dejar conectado directamente por cable de red. 

La instalación de un control de presencia es muy sencilla. Lo ideal es instalarlo cerca de algún enchufe y tener también una toma de internet cerca para conectarlo.

Solamente tendrá que realizar unos taladros en la pared para colocar la base del control de presencia, conectarlo al enchufe y conectar también el cable de internet.

Alta de usuarios en el control de presencia:

La forma de realizar el alta dependerá del dispositivo, hay controles de presencia que tienen lector de huella, lector de tarjetas de proximidad, teclado numérico, reconocimiento facial, lector de retina… y la mayoría de ellos permiten combinar varias de estas opciones. El usuario solamente tendrá que dejar registrada su huella, retina, rostro, para realizar el alta en el dispositivo.

Hay dispositivos que permiten asignar el nombre del usuario directamente, pero en otros casos es necesario descargar los datos a un ordenador para asignarle los datos del usuario correspondiente (nombre, apellidos, puesto…) y posteriormente volver a mandar los datos al control de presencia para que queden registrados.

Bajas de los usuarios:

Las bajas las podremos realizar desde el ordenador o directamente desde el propio control de presencia.

Configuración de horarios del software control de presencia:

En el software del control de presencia configuraremos los horarios y los turnos, y los asignaremos los diferentes empleados.

Se pueden configurar jornadas completas de mañana, tarde o turnos partidos, en función de la necesidad de cada empresa. Solamente tendremos que realizar esta operación una vez y posteriormente revisarlo en el caso de que surja alguna incidencia.

Obtención de registros de los usuarios:

Los registros de los usuarios nos los descargaremos al ordenador a través del software de gestión que se proporciona con el control de presencia.

El software analiza los datos de los usuarios y realiza los informes mostrando horas trabajadas, retrasos, incidencias, horas extras… esta información se puede imprimir o exportar a un Excel. 

Acceso al control de presencia:

El control de presencia se puede gestionar desde cualquier sitio, es decir, desde la misma instalación donde está situado el control de acceso o desde cualquier lugar fuera de las instalaciones, otra ciudad e incluso otro país. Solamente hace falta conectar el control de presencia al router para poder hacerlo.

Compartimos este vídeo explicativo sobre cómo se gestiona la información de un control de presencia, la creación de horarios, asignación de horarios, realización de informes de horas trabajadas, extras, etc.